Mitkä ovat onnistuneen kokouksen ainekset?
Peerâlla pääset rentoutumaan hotelliloman muodossa, mutta tiesitkö, että useissa meidän kohteissamme pystyt myös kokoustamaan! Tänään pureudumme aiheeseen, joka saattaa kuulostaa perinteiseltä, mutta joka silti pitää sisällään monia piilotettuja aarteita: onnistuneen kokouksen ainekset. Kokous voi olla sekä tuottava että inspiroiva. Lue lisää, miten kokoustat onnistuneesti!
Kokouksella on selkeät tavoitteet: Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet on selkeästi määritelty etukäteen. Osallistujat tietävät, miksi he ovat paikalla ja mitä odotetaan saavutettavan. Tyhjän panttina istuminen ei auta ketään.
Agenda: Kokouksella on selkeä agenda, joka on jaettu osallistujille etukäteen. Agenda auttaa, että keskustelu ei rönsyile liikaa ja tarvittavat asiat käydään läpi.
Ajankäyttö: Kokouksen aikataulu on realistinen ja tehokas. Aikataulussa on varattu riittävästi aikaa jokaiselle aiheelle, mutta myös varauduttu tarvittaessa joustamaan. Kyllähän sitä poikkeaa aiheesta ja pienelle naurullekin on paikkansa!
Osallistujat: Mitä olisi kokous ilman osallistujia? Kokouksessa ovat paikalla ne henkilöt, joiden läsnäolo on tarpeellista.
Tehokas johtaminen: Kokouksen vetäjä johtaa keskustelua tehokkaasti, pitää huolen siitä, että keskustelu pysyy aiheessa ja tarvittaessa ohjaa sitä eteenpäin. Johtajan ei tarvitse pönöttää kokoustilan edessä, vaan jokaisella on tyylinsä! Johtaa voi myös huumori edellä, kunhan työt tulee tehdyksi. Tässä voisikin olla jokaiselle kokouksen johtajalle pientä mietittävää, mikä on se sinun tehokkain tyylisi pistää hihat heilumaan!
Kunnioittava ilmapiiri: Kokouksessa vallitsee avoin ja kunnioittava ilmapiiri, jossa kaikilla on mahdollisuus ilmaista mielipiteensä ja osallistua keskusteluun ilman pelkoa arvostelusta. Tämä, jos jokin on tärkeää sekä vie asioita usein eteenpäin.
Osallistava vuorovaikutus: Osallistujat rohkaistaan osallistumaan keskusteluun, kysymään kysymyksiä ja jakamaan omia näkemyksiään.
Päätöksenteko: Jos kokouksessa tarvitaan päätöksiä, ne tehdään selkeästi ja päätöksentekoprosessi on läpinäkyvä.
Muistiinpanot: Kokouksen kulusta pidetään muistiinpanoja, jotka jaetaan osallistujille kokouksen jälkeen.
Hyvät kokouseväät: Ja näillä tarkoitetaan kirjaimellisia eväitä kokouspäivälle. Mitäpä, jos lounastaisit kokoustamisen lomassa, jokainen kaipaa pienen lounastauon! Eikös ne parhaat ideat synny juuri ruokapöydän ääressä!
Seuraavat askeleet: Kokouksen lopuksi käydään läpi seuraavat askeleet ja vastuut. Osallistujat tietävät, mitä odotetaan heidän tekevän kokouksen jälkeen.
Palaute: Kokouksen jälkeen voi olla hyödyllistä kerätä palautetta osallistujilta siitä, mikä toimi hyvin ja mitä voitaisiin parantaa tulevissa kokouksissa.
Tätä kaavaa noudattamalla ja nämä asiat muistamalla kokous etenee varmasti halutulla tavalla! Tutustu lisää meidän kohteisiimme, useasta niistä löydät mahdollisuuden pitää tapahtumia sekä kokouksia hyvin varustelluissa tiloissa.
